新進總務工作指引與行事曆產生器

給新進總務人員：先用「接手第一週」盤點手上的事，再用「年度行事曆產生器」做出本校的 Google 日曆；遇到事情查工作卡，看不懂的詞查小辭典。全部在你的電腦上處理，不需登入，也不會上傳任何資料；設定會保留在這台電腦的瀏覽器。匯入 Google 日曆時才需要登入 Google 帳號。

產生器 V0.6｜資料版本 V0.13｜新北市政府教育局總務諮詢輔導團

1學校基本資料

2本校的分工、設施與業務

取消勾選本校沒有的項目，相關工作就不會放進日曆。預設有勾的，不確定就先留著，匯入後再刪；預設沒勾的（例如受國教署補助、擔任考場），不確定就問前任或事務組長，先勾著比漏掉好。

3校外教學出發日

出發日確定再填，沒填的年級不會產生任何事件。填了之後，會從出發日往回推，把籌備、簽辦採購方式、決定廠商、簽約、收費、行前說明、逃生演練與驗收各放進日曆：國小一至五年級從出發前 6 週開始，其他年級從出發前 14 週開始。

常見安排：國小一至五年級多為 1 天；國中七、八年級多為 2 天、九年級 3 天；國小六年級、高中高二多為 2–3 天。國小 1 天的金額若逾 15 萬元，請改照完整時程辦理。倒推時間只是排程範例，實際採購方式與作業時間請依 SOP 4-2 確認。

4工作在日曆上的顯示方式

看完下方第 5 步的清單，再到最下方第 6 步下載。

5逐月檢查要放進日曆的工作

下面每一項預設都已打勾，會放進日曆。請把每個月都點開看一遍，取消勾選本校不做的工作；不確定的先留著，匯入後也可以在 Google 日曆刪除。每個月包含一般工作、例行與定期保養，以及校外教學的倒推時間點。

打勾＝放進日曆 不勾＝不放期限 截止日，會另加 7 天前的預告8/1 起 開始日或辦理期間

6下載並匯入 Google 日曆

  • .ics（建議）：直接匯入 Google 日曆，排列方式依第 4 步的選擇。
  • .csv：可先用 Excel 開啟刪改再匯入。不論第 4 步選哪一種，一般工作都逐項列出，例行保養按月合併成一筆。
  • 兩種檔案擇一匯入，兩個都匯入會重複。
  1. 用電腦開啟 Google 日曆，在左側「其他日曆」按「＋」→「建立新日曆」，命名為「總務行事曆」。
  2. 到「設定」→「匯入及匯出」，選擇剛下載的檔案，「新增至日曆」改選「總務行事曆」，按「匯入」。
  3. 在「總務行事曆」的設定中，把「全天活動通知」設為當天上午 8:00，期限和預告當天才會跳出提醒。
  4. 抽查一筆期限，確認日期和通知都正確。詳細步驟見「總務行事曆匯入 Google 日曆操作指引」。